טיפים

טיפ מס' 1

כדאי לתכנן את האירוע 2 – 6 חודשים מראש. אם מדובר על כנס לקוחות, יש להתחיל לתכנן מינימום 6 חודשים מראש. ההתארגנות מראש מאפשרת לכם לקבל החלטות בצורה שקולה יותר, אם זה לגבי הצעות מחיר שונות, לשקול את הדברים בכובד ראש. ארגון של אירוע יכול להיות מהנה מאוד, רק צריך לדעת לעשות זאת כמו שצריך.

טיפ מס' 2

אם אתם רוצים לערוך אירוע בטבע, ערכו רשימה של כל הפריטים, להם אתם זקוקים מכף רגל ועד שרוך נעל. אם יחסר משהו, אין באפשרותכם "לקפוץ" למכולת הקרובה. אם שכחתם, לא נורא, במקרים מסויימים ניתן לאלתר ולפתור את הבעיות, אך ברוב המוחלט של המקרים זה לא אפשרי ובעיקר יציק לכם במהלך האירוע.

טיפ מס' 3

במקרה של מסיבת הפתעה – נסו לחשוב על כל האפשרויות ולסגור את כל הפינות של גורם ההפתעה. אסור ששום פרט, אפילו השולי ביותר, ידלוף החוצה. תמיד חושבים שכל הפינות הסגורות עד שמגיעים לרגע ההפתעה ומגלים את הכל, חשבו על זה כמה פעמים מראש!

טיפ מס' 4

חשוב לבנות נכון את השילוב בין פריטי האירוע וחלקיו ולתזמן כל שלב. לסגור את כל הקצוות, לעבור בתכנון האירוע על כל דקה ודקה, לדעת מה עושים בכל רגע מתוכנן, ומה בא אחרי מה. אם מגלים במפרט רגעים "מתים", כדאי לתכנן גם עבורם תעסוקה לאורחים – על מנת לוודא שלא יאבדו עניין האירוע. אם קורה משהו בלתי צפוי, לא להתרגש – תגלו די מהר, שאם יש רעיונות שחשבתם עליהם, אפשר לאלתר פתרון מיידי כל כך חלק, עד שמי שלא יודע שמדובר באלתור, אפילו לא ירגיש. על מנת שזה יעבור חלק: לא להיבהל, לשמור על קור רוח ולשקול את הדברים!

טיפ מס' 5

על מנת ליצור אירוע ססגוני ועליז, מומלץ לשים על כל שולחן מפה בצבע אחר – כתום, ורוד, סגול, תכלת, ירוק וכו'. ניגוד הצבעים יוצר חגיגה לעיניים לנמצאים והרגשה כייפית וחיובית.

טיפ מס' 6

היו מוכנים לכל תקלה. קחו בחשבון כל מזג אוויר, והיערכו בהתאם.
באחד האירועים הזמינה הלקוחה בובת בלונים בגובה אדם למסיבת יום הולדת, שהתקיימה באחד המועדונים הסמוכים לחוף הים בראשון לציון.. האירוע התקיים בערב מאד סוער וגשום.
תכננתי להעמיד את הבובה ליד שולחן החוגגים. הוצאתי את הבובה מהמכונית, והרוח הסוערת החלה לפזר את הבלונים לכל עבר. מצאתי את עצמי רצה ברחוב, ואוספת את הבלונים החסרים.

טיפ מס' 7

חשוב לקבוע עם ספקים שרואים בזמנים ערך עליון. איחור של ספק יכול לפגוע באירוע, דבר כולם רוצים להמנע ממנו! במידה ואינכם מכירים ספקים או שלא עבדתם עם ספקים עדיין, רצוי להתייעץ עם אנשים מביני עניין שעבדו עם אותם ספקים על מנת להבטיח את מהימנותם. אצלנו אין התפשרות על זמנים!

טיפ מס' 8

חשוב לערוך אירועים באתרים, שאינם תלויי מזג אוויר.