מפיקי אירועים – אי אפשר איתם ואי אפשר בלעדיהם

חתונה, בר מצווה, ברית מילה, מסיבת יום הולדת, חינה, אירוע עסקי, אירוע חברה, כל סוג של אירוע אותו אנו עורכים אמור להיות, מבחינתנו לפחות, אירוע יוצא דופן ובלתי נשכח. אנחנו עשויים לספר לעצמנו שאנחנו בסך הכל רוצים לציין את האירוע, אבל בפועל כולם מכירים את ההשקעות הכספיות האדירות שאנו מסיטים לכיוון הפקת האירוע, ובבסיס זה יושב הרצון האותנטי שלנו להפיק אירוע חד פעמי ויוצא דופן. התנהלות זו היא כמובן נורמלית ולגיטימית לחלוטין, אלא שאם אנחנו כבר משקיעים כל כך הרבה כסף ומאמץ, אולי כדאי לעשות את זה בסיוע מפיקי אירועים שמכירים את העבודה טוב הרבה יותר מאיתנו.

הדברים שמפיק אירועים יודע לעשות טוב יותר מכל אחד אחר

מפיקי אירועים הם אנשי מקצוע שניחנים בכמה תכונות, או נכון יותר יכולות מקצועיות, כמובן כל אחד בהתאם לרמה המקצועית, לניסיון ולכישורים שלו:

  • קשרים – מערכת קשרים עם אנשי מקצוע ובעלי תפקידים בעולם האירועים ובעוד שורה של עולמות משיקים לרבות מוסיקה, צילום, אוכל, תפאורה, עיצוב ועולם ההפקה בכלל
  • יכולת הוצאה לפועל – מפיקי אירועים הם אנשים שיודעים להוציא דברים מהכתב אל הפועל. הם יודעים לקחת רעיון ולהפוך אותו למיצג מוחשי ומציאותי, ולרוב מדובר בתהליך עתיר השקעה, קשרים ועבודה סיזיפית
  • ידע מקצועי – מפיק אירועים חייב לדעת כיצד פועלים הדברים, מה הם יחסי הכוחות, מה הוא האופן בו מתנהל המסחר ומתנהלת האינטראקציה בין הגורמים השונים המעורבים בתהליכי ההפקה ועוד שורה ארוכה של פריטי מידע שההיכרות איתם מהווה תנאי קריטי להצלחת מהלך ההפקה כולו
  • יצירתיות – על אף שמדובר ביכולת שאינה מחוייבת המציאות, בחרנו לשלב גם אותה כאחת היכולות שמאפיינות מפיקי אירועים. בפועל, יכול מפיק מקצועי להיעזר באנשי קריאייטיב יצירתיים שיציפו רעיונות, בעוד הוא אחראי על הפרקטיקה של תהליך ההפקה בלבד

קל להבין ולראות מדוע מפיקי אירועים הם אנשי המקצוע שאתם רוצים לצידכם כאשר את מפיקים אירוע, ויחד עם זאת, אנשים רבים נמנעים מלעשות שימוש בשירותיהם משתי סיבות מרכזיות: א’ זה עולה כסף וב’ זה פוגע בעצמאות שלכם כבעלי האירוע. אז האם כדאי לשכור מפיק או לא כדאי? בשורות הבאות נבחן את הסוגיה.

מפיקי אירועים

לא כל אירוע מחייב גורם הפקה מקצועי, אלא אם רוצים תוצאות ברמה אחרת

תחילה יש לומר, שלא כל אירוע מחייב מעורבות של איש מקצוע מעולם הפקת האירועים. ישנם בהחלט אירועים שאנו יכולים להתמודד איתם בעצמנו, בין שמדובר באירועים פשוטים כמו מסיבת יום הולדת, ובין שמדובר באירועים מורכבים יותר, שאנחנו לא מחפשים לשלב בהם מהלכי הפקה משמעותיים, ומאמינים אמונה מלאה ביכולת שלנו לבצע את הדברים בעצמנו, גם אם זה לא יהיה מושלם כפי שזה עשוי להיות בסיוע של איש מקצוע. יחד עם זאת, אם התוצאות חשובות לכם, אם אתם מבינים שהתוצאה הסופית יכולה להיות הרבה יותר טובה ומקצועית ממה שאתם מסוגלים לחשוב עליה בעולם המושגים שלכם, מפיקי אירועים הם אנשי המקצוע שאותם אתם רוצים לצידכם, וזה גם לא תמיד יעלה לכם יותר יקר.

האם העלות של שירותי הפקה מקצועית מצדיקה שכירת מפיק מקצועי?

את העלות של שירותי הפקת אירועים אפשר לחלק לשניים:

  • עלות השירות – העלות המשולמת למפיק האירועים תמורת המאמץ והערך שהוא מספק לכם בתהליך ההפקה
  • עלות מהלכי ההפקה – העלות של מהלכי ההפקה עצמם (עיצוב, תפאורה, אטרקציות וכולי)

את עלות מהלכי ההפקה אין לקחת בחשבון כחלק מעלות השירות, שכן מדובר במהלכים שאתם מעוניינים ליישם, ולכאורה הייתם מיישמים גם בעצמכם ללא סיוע של מפיק מקצועי, כך שמדובר בעלות נתונה, שכעת פשוט מנוצלת בצורה טובה יותר בידיו של איש מקצוע. עלות השירות היא אכן עלות שמתווספת לסך ההוצאות הכרוכות בהפקת האירוע, אך לעניין זה יש לזכור שני דברים:

  1. מפיקי אירועים יודעים לבצע את הדברים בצורה יותר מקצועית, מסודרת ומאורגנת, ובמיוחד יודעים להימנע מטעויות שהעלות שלהן יכולה להיות גבוהה יותר מכל עלות שהייתם משלמים עבור השירות עצמו. הפקת אירוע ללא טעויות היא מטרה שיש לה השלכות כלכליות מובהקות שניתן לכמת אותן, וזה דבר שבהחלט ניתן ללמוד אותו במקומות הנכונים. ניתן לקזז אותן מעלות השירות עבור שירותי ההפקה.
  2. מפיק אירועים הוא איש מקצוע המקיים קשרים מקצועיים עם אנשי מקצוע ונותני שירות המעורבים בתהליך הפקת האירוע שלכם, ולאור מערכת היחסים הרציפה שלו איתם, יש לו את היכולת להשיג את אותם הדברים שאתם מעוניינים בהם, רק במחיר הרבה יותר נמוך ואטרקטיבי מזה שהייתם יכולים להשיג אתם, כך שגם את זה ניתן לקזז מעלות ההפקה.

במרבית המקרים, העלות הגבוהה של שירותי הפקה מקצועיים נובעת ממהלכי ההפקה עצמם, ולא מעלות השירות. במידה ואתם מתכוונים גם כך לבצע את אותם מהלכים, אין לכך שום משמעות מבחינתכם. במידה ומדובר במהלכי הפקה שלא הייתם מבצעים ללא שירות הפקה מקצועי, אתם בהחלט רוצים להיות מודעים להם ולקחת אותם בחשבון בסך מסגרת התקציב שעומדת לרשותכם.

שמירת העצמאות שלכם בתהליך ההפקה, ועבודה בשיתוף פעולה עם המפיק

העניין השני שיש לזכור הוא שמירת העצמאות שלכם בתהליך ההפקה. במסגרת הפקת האירוע, יש לכם העדפות אישיות שאתם רוצים להביא לידי ביטוי, יש לכם תמונת אירוע שאתם מדמיינים בראשכם ורוצים להוציא אותה אל הפועל, וחשוב מאוד שבעבודה עם מפיקי אירועים תוכלו להביא לידי ביטוי את ההעדפות האישיות שלכם בצורה חופשית. מפיקי אירועים מקצועיים ידעו לנצל את המקצועיות שלהם כדי לממש את הרצונות שלכם, תוך שהם מסייעים לכם לשמור על עקרונות מקצועיים מעולם ההפקה, אך לא ינסו להפוך את האירוע לאירוע שלהם, על פי טעמם וללא קשר להעדפותיכם אתם, כלקוחות.

זה עולה כסף, זה פוגע בעצמאות שלנו, אבל זאת הדרך היחידה לפסגה

מצד אחד, מפיקי אירועים יודעים להציע לנו ערך יוצא דופן, שמאפשר לנו להגיע לתוצאות טובות ומקצועיות הרבה יותר מאלו שנוכל להגיע אליהן בעצמנו. מצד שני, מדובר בעלות נוספת, לעיתים משמעותית, ומדובר בוויתור מסויים על העצמאות שלנו בתהליך ההפקה, ומכאן בדיוק מגיעה התחושה של “אי אפשר איתם ואי אפשר בלעדיהם”. כדי להיפטר מהתחושה הזאת, וכדי להבין בדיוק האם אתם זקוקים לשירותיהם של מפיקי אירועים, וכיצד הם יכולים לשנות עבורכם את התמונה כולה, עליכם לשבת עם עצמכם, לנתח את העניין בצורה רציונלית וממצה, וכמובן לשוחח עם מספר מפיקים כדי לקבל תמונה יותר מדוייקת.

בדקו את עצמכם פנימה, ולאחר מכן בדקו את האפשרויות החוצה

התחילו במסגרת התקציב העומדת לרשותכם, המשיכו בחשיבה על מידת החשיבות שאתם מעניקים לרמת המקצועיות של תהליך ההפקה וברגע שתהיה לכם תמונה מלאה לגבי שני הנושאים האלה, תוכלו לפנות לשורה של מפיקי אירועים, לבחון כל אחד מהם בקפידה, להבין בדיוק מהו הערך שכל אחד מהם יכול לספק לכם ביחס לעלות שהוא גובה מכם, ולבחור את איש המקצוע המתאים, שיסייע לכם להגיע אל המטרה הסופית שלה אתם כל כך מייחלים: אירוע יוצא דופן, חד פעמי ובלתי נשכח.