הפקת כנסים – דברים שכדאי לדעת

הפקת כנס היא משימה לא פשוטה, הדורשת מעורבות של אנשי מקצוע, ואם לא בהפקה הכוללת של הכנס, אז לבטח ברמת הייעוץ הנקודתי בתחומים השונים של תהליך ההפקה. בתהליך הפקת כנסים יש צורך להתייחס לשלוש רגליים מרכזיות:

• עיצוב ואווירה
• לוגיסטיקה
• תוכן

הפקת כנסים – עיצוב ואווירה 

לכאורה מדובר באלמנט שולי, שכן אנו מעוניינים להפיק כנס העוסק בדברים שברומו של עולם, או ברומו של שוק, בעוד שעיצוב מתעסק באסתטיקה ובקוסמטיקה. אז זהו, שממש לא. עיצוב ואווירה הוא מרכיב מרכזי וחשוב ביותר בכל תהליך של הפקת כנסים, וזאת לאור השפעתו על שביעות הרצון של האורחים, על תפיסת האורחים את מעמד הכנס וחשיבותו ועל התנאים שבהם מתנהל הכנס, לעיתים לאורך יום שלם. יחד עם זאת, המטרה היא למזער עד כמה שניתן את ההתעסקות עם נושא זה, והדרך הטובה ביותר להשיג זאת היא באמצעות בחירת המקום המתאים מראש.

כך למשל, אם אתם עורכים כנס ענפי בנושא טכנולוגיה, מזון, פלסטיק או כל תחום אחר שמשקף ענף כלכלי כלשהו, מומלץ לערוך את הכנס בבית מלון מוביל המציע מרחב מתאים עם מספר אולמות לקיום הרצאות, לובי וחדרי אוכל מעוצבים ולמעשה את כל התשתית הנדרשת לעריכת הכנס. במידה ומעוניינים לבצע כנס בעניינו רוח, גוף ונפש, ניתן למצוא מתחמים ייעודיים במיקומים כפריים וירוקים, המותאמים בדיוק לכנסים מסוג זה. בצורה זו, העיצוב והאווירה מתקבלים בחבילה אחת עם המקום, ואין צורך להתעסק עם סוגיות של פינות ישיבה, תאורה, הגברה, מתחמי הרצאה, מתחמי אוכל וכדומה.

לוגיסטיקה

בנושא הלוגיסטיקה ניתן לכלול את כל ההיבטים של אירוח באי הכנס וכלל התהליכים הכרוכים בכך: חניה, בקרת כניסה, כיבוד, ארוחות, מתחמי ישיבה, מתחמי הרצאות, חדרי אוכל, מערכות הגברה, ציוד מולטימדיה, דוכני תצוגה, דיילים ודיילות, תוכניה, תפריטים ועוד שורה של אלמנטים הנדרשים לניהול נכון ומיטבי של הכנס. גם בהיבט זה, בחירת המקום מהווה תנאי מרכזי בהצלחת המרכיב הלוגיסטי בכנס כולו, ובחירה נכונה וחכמה של המקום יכולה לספק פתרון כמעט מלא לכל נושא הלוגיסטיקה.

מעבר לבחירת המקום יש לבנות תכנית מקיפה שכוללת את כל האלמנטים הנדרשים ליישום לאורך הכנס, לרדת עד לפרטים הקטנים ולבנות את המערך הלוגיסטי כנדרש. זהו החלק שבו יכולה חברת הפקת כנסים לספק לכם את הערך הרב ביותר, וזה בדיוק מה שמציעה לכם חברת אבנ"י גזית. אנו נשב איתכם ונבחן יחד את כל מאפייני הכנס, המטרות, ההעדפות האישיות שלכם וכל מה שחשוב לכם לגבי ניהול הכנס, ונדאג לכל ההתנהלות החל ממועד תחילת הכנס ועד מועד סיומו ומעבר לכך.

תוכן

היבט התוכן כולל בתוכו את סדר היום של הכנס, ומתמקד בערך המסופק לבאי הכנס: הרצאות, סדנאות, דוכנים מציגים, קטעי בידור וכדומה. בהיבט זה, על מארגני הכנס להשקיע בבניית סדר היום, החלטה על התכנים שיוצגו בכנס, החלטה על אופי הכנס בהיבט של דוכנים מציגים, גופים עסקיים מציגים וכדומה. בהמשך לכך, יכולה חברת ההפקה לסייע בארגון סדר היום כולו, יצירת קשר עם גופים מצידים, תכנון מרחב הדוכנים, טיפול בכל נושא השכרת הדוכנים וקווים מנחים בעיצוב והצגת הדוכנים וכדומה.

מעבר לכך, תוכן הוא אולי המרכיב המרכזי שבו צריכים מארגני הכנס להשקיע את מירב זמנם, וכך גם ראוי שיהיה. את הלוגיסטיקה, את העיצוב ואת האווירה תוכלו להשאיר לחברת הפקת כנסים, ואת זמנכם תוכלו להשקיע בבניית הערך לבאי הכנס, בתכנים שיוצגו, בגיוס אנשי המקצוע שייתנו הרצאות ויציגו בכנס וכדומה. שילוב זה יבטיח לכם את היכולת להפיק כנס מוצלח בכל ההיבטים, כנס שמשיג את מטרותיו הן עבורכם כמארגני הכנס, והן עבור באי הכנס עצמם.

חבילת הפקת כנסים מקצה לקצה

חברת אבנ"י גזית היא חברת הפקה מקצועית ומנוסה, המציעה מגוון רחב של שירותי הפקה, ובכלל זה גם הפקת כנסים. החברה מפיקה כנסים עסקיים, טכנולוגיים, רפואיים, מקצועיים ועוד, ומספקת ללקוח חבילת שירות מקצה לקצה, החל משלב תכנון ובניית תכנית הכנס, דרך בחירת מקום וארגון לוגיסטי וכלה בסיוע בגיבוש התוכן ויישום מרכיבי התוכן השונים שמעוניינים מארגני הכנס ליישם, והכל באמצעות צוות אנשי מקצוע מנוסים, מתודולוגיות הפקה מתקדמות וניסיון רב שנרכש לאורך שנים של התמחות בעולם ההפקה.